警備員名簿とは
警備員名簿は、警備業法45条と警備業法施行規則66条1項1号に基づき、営業所ごとに備え付ける法定書類です。在籍する警備員一人ひとりの基本情報・教育の記録・保有資格を記載し、3年以内に撮影した写真を貼り付けます。
立入検査で見られる8点の備付け書類の筆頭であり、記載漏れや古い写真は指摘されやすいポイントです。記載事項と写真の規格を正確に押さえておきましょう。
名簿に書く記載事項
警備員ごとに、少なくとも次の事項を記載します（規則66条1項1号）。
| 区分 | 記載事項 |
|---|---|
| 本人情報 | 氏名、本籍、住所、生年月日 |
| 在籍 | 採用年月日、（退職した場合）退職年月日 |
| 教育の記録 | 受けた警備員教育の実施年月日・内容・時間数・実施者の氏名 |
| 保有資格 | 検定合格証明書・各種資格者証の種別／区分、交付した公安委員会、交付年月日、証明書番号 |
「教育の記録」の欄があるとおり、名簿は教育実施簿と内容が連動します。誰がいつどの教育を受けたかは名簿でも追えるようにしておくと、検査時の説明が一貫します。保有資格は、新任・現任教育の免除や軽減の根拠にもなるため正確に記載します。
写真の規格 — 3年以内・縦3cm×横2.4cm・無帽正面
名簿に貼る写真には、次の規格があります。
- 撮影時期：3年以内に撮影したもの
- 寸法：縦3.0cm × 横2.4cm
- 写り方：無帽・正面・上三分身（上半身の上から3分の2程度）・無背景
履歴書用の証明写真と近い規格ですが、「3年以内」という鮮度の条件がある点が特徴です。
保存期間と更新
- 3年ごとの貼替え：写真は常に「3年以内に撮影したもの」である必要があります。3年を過ぎる前に撮り直して差し替えます。放置すると、写真が古いという理由で立入検査の指摘対象になります。
- 退職後1年間の保存：警備員が退職した後も、名簿は当該警備員の退職後1年間は保存します。退職と同時に削除してはいけません。
- 電子保管も可：名簿は電磁的記録（クラウド・Excel）で管理して構いません（規則67条）。直ちに表示・書面化できる状態であることが条件です。
警備員ごとの保有資格を入力しておけば、必要な教育時間や免除区分の判定もそのまま行えます。資格・経歴と教育記録を名簿に集約しておくと、検査対応と教育管理を一本化できます。
写真の規格や記載の細部は運用上の取扱いが地域で異なる場合があります。個別には管轄の公安委員会・警察署にご確認ください。
よくある質問
Q. 警備員名簿の写真のサイズは？
縦3.0cm×横2.4cmで、3年以内に撮影した、無帽・正面・上三分身・無背景の写真です。3年を過ぎないよう撮り直して差し替えます。
Q. 写真は何年ごとに更新が必要ですか？
常に「3年以内に撮影したもの」である必要があるため、実質的に3年ごとの貼替えが必要です。
Q. 退職した警備員の名簿はすぐ捨ててよいですか？
いいえ。退職後1年間は保存します。退職と同時の削除は避けてください。
Q. 名簿に教育の記録も書くのですか？
はい。受けた警備員教育の実施年月日・内容・時間数・実施者の氏名を記載します。教育実施簿と連動させ、警備員ごとの履歴を追えるようにしておくと検査時に説明しやすくなります。